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Réunions, mails et documents avec l'IA : quoi utiliser
Comptes rendus, mails, formules Excel, présentations : pour chaque tâche, l'outil cité, la page qui en parle et ce qu'il faut vérifier.
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Réunions, mails, tableurs et présentations occupent une part importante du temps de bureau. L'IA y est souvent proposée dans les logiciels déjà utilisés, et le choix dépend surtout de la suite bureautique en place, du forfait souscrit et des règles de consentement qui s'appliquent aux personnes présentes ou citées.
Le tableau suit la tâche, pas la marque. Chaque ligne renvoie à la page du réseau qui décrit l'outil ; les fonctions et les licences sont celles relevées sur ces pages.
Tâche par tâche
| Tâche | Outil cité sur le réseau | Page qui en parle | Ce qu'il faut vérifier avant |
|---|---|---|---|
| Faire un compte rendu de réunion | Synthèse de réunion de Teams, Gemini dans Google Meet, Zoom | Compte rendu de réunion automatique | Le détail étape par étape, et la langue prise en charge par chaque outil |
| Prévenir les participants d'une réunion enregistrée | Règle de consentement | Enregistrer une réunion : le consentement | Ce que les participants savent avant le début de la transcription |
| Prendre des notes sans payer | Offres gratuites de compte rendu | Compte rendu de réunion gratuit | Les limites de l'offre gratuite |
| Rédiger un mail | Assistants de rédaction des messageries | Rédiger un mail avec l'IA | Les cinq informations à donner, et la relecture avant envoi |
| Résumer un long fil de mails | Résumés dans Outlook et Gmail | Résumer un long fil de mails avec l'IA | Les points d'action à vérifier dans le fil d'origine |
| Choisir entre Outlook et Gmail | Copilot dans Outlook, Gemini dans Gmail | Outlook ou Gmail avec l'IA | Les fonctions, les forfaits et l'administration de chaque messagerie |
| Repérer un mail d'hameçonnage écrit par une IA | Vigilance, sans outil particulier | Mail d'hameçonnage généré par IA | Les signaux à vérifier, et les démarches si l'on a cliqué |
| Savoir ce que deviennent ses mails | Fonctions IA des messageries | Mails et IA : confidentialité chez Microsoft et Google | Les questions à poser à votre prestataire |
| Écrire une formule Excel qu'on ne sait pas construire | Fonctions IA d'Excel et de Google Sheets | Générer une formule avec l'IA | Tester la formule sur une copie du fichier |
| Nettoyer des données saisies à la main | Fonctions de nettoyage assistées | Nettoyer des données avec l'IA | Espaces en trop, nombres stockés comme texte, noms écrits de plusieurs façons |
| Savoir quelle licence acheter pour Copilot dans Excel | Copilot dans Excel | Copilot dans Excel : quelle licence | Le niveau de licence nécessaire, lu sur la page |
| Préparer une présentation | Copilot dans PowerPoint, Gemini dans Google Slides | Copilot dans PowerPoint : quelle licence ? | Le niveau de licence, et compte professionnel ou personnel |
| Rendre une présentation accessible | Vérificateur d'accessibilité de PowerPoint | Présentation accessible | Texte de remplacement des images et contrastes |
Trois questions avant de choisir
- Quelle suite bureautique utilisez-vous déjà ? Une fonction intégrée dépend de la suite et du forfait : la page de chaque suite le précise.
- Qui est présent à la réunion, et les participants savent-ils qu'elle est enregistrée ou transcrite ?
- Le résultat part-il vers un destinataire extérieur ? Si oui, la relecture avant envoi n'est pas facultative.
À retenir
Un compte rendu, un résumé de mails ou une formule sont des brouillons à contrôler, pas des faits établis. Les pages citées donnent les fonctions et les conditions relevées chez chaque éditeur ; vérifiez-les à la date où vous décidez. Pour la protection des données personnelles dans les mails et les réunions, la page de confidentialité de chaque outil est le point de départ.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :